Kontrola biznesowa. Nowy obowiązek dla podatników VAT
Zgodnie z § 20a rozporządzenia z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu
podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania
oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia
od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r., nr 68, poz. 360, z późn. zm.)
od stycznia 2013 r. podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia
autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Co oznacza dla podatników wejście w życie wskazanego przepisu
rozporządzenia?
Jak wskazano powyżej, na podatniku ciąży obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W dalszej części przepisu mówi się o tym, że wymienione cechy faktury podatnik może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Przekładając to na trochę prostszy język, stwierdzić należy, że chodzi o zgromadzenie takiej dokumentacji i podjęcie takich działań, które wykażą, że otrzymana/wystawiona faktura dokumentuje sprzedaż/nabycie, które faktycznie miały miejsce. Taki przynajmniej zamiar tego przepisu wypływa z treści prawa europejskiego, a dokładnie z dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania.
Zgodnie z postulatem ustawodawcy europejskiego faktury muszą odzwierciedlać
faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i
czytelność. Te znowu mają być zapewnione przez zastosowanie instytucji kontroli
biznesowej.
Podkreślmy, że poprawne udokumentowanie faktu zawarcia transakcji ma kolosalne znaczenie dla skorzystania przez nabywcę z podstawowego usprawnienia płynącego z konstrukcji podatku VAT.
Prawo do odliczenia VAT
Podatnik może korzystać z prawa do odliczenia podatku od towarów i usług przewidzianego w ustawie z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług dokonanych przez innego podatnika wyłącznie w odniesieniu do podatku wynikającego z faktury, dokumentującej faktycznie zrealizowaną przez jej wystawcę czynność podlegającą opodatkowaniu tym podatkiem.
W razie gdy podatek wynika jedynie z faktury, która nie dokumentuje faktycznego zdarzenia rodzącego obowiązek podatkowy u jej wystawcy, faktura taka nie daje uprawnienia do odliczenia wykazanego w niej podatku. Dysponowanie w tej sytuacji przez nabywcę fakturą wystawioną przez sprzedawcę jest jedynie formalnym warunkiem skorzystania z tego uprawnienia, który nie stanowi prawa do odliczenia podatku, jeżeli nie towarzyszy mu spełnienie wymogu w postaci wykonania rzeczywistej czynności rodzącej u wystawcy faktury obowiązek podatkowy z tytułu jej realizacji na rzecz nabywcy.
Pamiętajmy, że tylko wtedy gdy podmiot gospodarczy podjął wszelkie działania, jakich można od niego w sposób uzasadniony oczekiwać, w celu upewnienia się, że transakcje, w których uczestniczy, nie wiążą się z przestępstwem czy to w zakresie podatku VAT, czy w innej dziedzinie, może on domniemywać legalność tych transakcji bez ryzyka utraty prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT.
Pamiętajmy również, że zgodnie z orzecznictwem ETS, jeżeli istnieją przesłanki, aby podejrzewać nieprawidłowości lub naruszenie prawa, przezorny przedsiębiorca powinien, zależnie od okoliczności konkretnego przypadku, zasięgnąć informacji na temat podmiotu, u którego zamierza nabyć towary bądź usługi, w celu upewnienia się co do jego wiarygodności.
Pojęcie kontroli biznesowej
Pojęcie kontroli biznesowej jest w podatku od towarów i usług pojęciem nowym. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów kontrolą biznesową jest proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Inaczej rzecz ujmując, nabywca powinien wiedzieć, z kim ma do czynienia. W szczególności czy podmiot wystawiający fakturę w ogóle istnieje, a nie posługuje się tylko określonymi danymi.
Dyrektywa 112 w art. 220 wprowadza również wymóg upewnienia się przez wystawcę faktury, że każda faktura została wystawiona przez niego, nabywcę lub usługobiorcę albo w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią.
W praktyce polscy podatnicy bardzo często są poddawani kontroli biznesowej, zwłaszcza przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Ma to szczególne znaczenie dla podatników z innych krajów UE dokonujących na rzecz polskich podatników wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru (głównie z uwagi na obawę o podważenie przez administrację skarbową innego kraju członkowskiego prawa do zastosowania zwolnienia z opodatkowania).
Zatem to, co zaczyna obowiązywać w polskim prawie podatkowym, w ustawodawstwie niektórych krajów utarło się już dawno. Nie powinno więc nikogo dziwić, że kupując większą liczbę pojazdów samochodowych od przykładowo niemieckiego podatnika, polski podatnik zostanie poproszony o przedstawienie skanów dowodu osobistego (tak to się najczęściej odbywa), wpisu do KRS, potwierdzenie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia o niezaleganiu w płatności podatków czy też potwierdzenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego o rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług lub na potrzeby VAT-UE.
Od 1 stycznia 2013 r. podobny schemat działania powinni przyjąć polscy podatnicy i to w odniesieniu nie tylko do podatników zagranicznych, lecz także do podatników polskich.
Czy ustalenia działań, jakie musi podjąć podatnik, aby udowodnić autentyczność pochodzenia faktury, powinny odbyć się w formie uchwalenia specjalnego aktu wewnętrznego (zarządzenia, regulaminu)? Wydaje się że tak, ponieważ zgodnie z treścią rozporządzenia podatnik określa (a nie może określić) sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, a sposób zapewnienia tej autentyczności, integralności i czytelności może zapewnić mu dowolna kontrola biznesowa. Jaka? O tym oczywiście decyduje sam podatnik.
Integralność treści
Na podatniku ciąży również zadanie sprawdzenia, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Tak zdefiniowano pojęcie integralności faktury.
Wymóg ten oznaczać będzie w praktyce przyjęcie reguł oceny otrzymanej/wystawionej faktury pod względem formalnym, to jest dokonanie oceny, czy faktura zawiera wszystkie przewidziane rozporządzeniem elementy.
W niektórych jednostkach będzie wymagało to wyznaczenia upoważnionej do dokonania takiej oceny osoby. Wydaje się, że pieczęć o przykładowej treści: „faktura wystawiona zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług” potwierdzi dokonanie weryfikacji integralności treści. Bo skoro, jak wskazano powyżej, podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, to musi być gotowy udowodnić sposób realizacji tego wymogu.
Weryfikacji wymagać będą również systemy fakturujące. Muszą one uwzględniać w swojej treści wszystkie elementy przewidziane rozporządzeniem. Pamiętajmy, że przykładowo załączona do faktury specyfikacja towarów uzupełniająca brak ceny jednostkowej towarów bez podatku w samej fakturze stanowi odrębny dokument. Jego wystawienie nie zmienia w niczym tego, że faktura nie spełnia wszystkich określonych przez prawo wymagań, tj. nie zapewnia spełnienia warunku integralności jej treści.
Czytelność faktury
Wymóg czytelności faktury z uwagi na oczywistość warunku nie wymaga głębszego komentarza. Treść faktury musi być czytelna. W razie niespełniania przez fakturę tego warunku konieczne będzie posiadanie duplikatu faktury.
Rola kontroli biznesowej
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zgodnie z treścią rozporządzenia można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Warto pamiętać, że określenie działań, jakich podjęcia w konkretnym przypadku można w sposób uzasadniony oczekiwać od podatnika, który zamierza skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT, w celu upewnienia się, że dokonywane przez niego transakcje nie wiążą się z popełnieniem przestępstwa przez podmiot działający na wcześniejszym etapie obrotu, zależy przede wszystkim od okoliczności rozpatrywanego przypadku.
Te dowolne kontrole biznesowe mają ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Inaczej rzecz ujmując, bez większych problemów należy udowodnić, że wystawiona/otrzymana faktura dokumentuje faktycznie wykonane czynności. Sam fakt wystawienia faktury nie oznacza wystąpienia faktycznej sprzedaży.
Wstępem do ustalenia wiarygodnej ścieżki, o której mówi rozporządzenie, może być zawarcie w treści faktury chociażby numeru zamówienia bądź umowy, na podstawie której wystawiono fakturę. Co do zasady wystawiane faktury powinny zawierać tylko i wyłącznie dane, o których mowa w art. 226 dyrektywy 112, a państwa członkowskie nie mogą wymagać umieszczania na fakturach innych danych niż wskazane w tym przepisie, jednak ta dodatkowa informacja udzieli podatnikowi lub organom podatkowym wiedzy o okoliczności rodzącej obowiązek wystawienia faktury.
Zgodnie z wyjaśnieniami MF przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towaru/usługi.
Oczywiście każde udokumentowanie faktycznego wykonania usługi będzie uzależnione od charakteru sprzedaży (sprzedaż towaru, usług budowlanych, doradczych, reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych i konsultingowych), wskażmy jednak, że pod fakturę nabycia należałoby podłączyć:
Wynika z tego, że dokumenty (dowody) potwierdzające przez podatnika dokonanie kontroli biznesowej oraz podjęcie działań, które pozwolą stwierdzić autentyczność, czytelność i integralność faktury, powinny być zachowane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
tekst:
Podatki.biz
Jak wskazano powyżej, na podatniku ciąży obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W dalszej części przepisu mówi się o tym, że wymienione cechy faktury podatnik może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Przekładając to na trochę prostszy język, stwierdzić należy, że chodzi o zgromadzenie takiej dokumentacji i podjęcie takich działań, które wykażą, że otrzymana/wystawiona faktura dokumentuje sprzedaż/nabycie, które faktycznie miały miejsce. Taki przynajmniej zamiar tego przepisu wypływa z treści prawa europejskiego, a dokładnie z dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania.
Podkreślmy, że poprawne udokumentowanie faktu zawarcia transakcji ma kolosalne znaczenie dla skorzystania przez nabywcę z podstawowego usprawnienia płynącego z konstrukcji podatku VAT.
Prawo do odliczenia VAT
Podatnik może korzystać z prawa do odliczenia podatku od towarów i usług przewidzianego w ustawie z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług dokonanych przez innego podatnika wyłącznie w odniesieniu do podatku wynikającego z faktury, dokumentującej faktycznie zrealizowaną przez jej wystawcę czynność podlegającą opodatkowaniu tym podatkiem.
W razie gdy podatek wynika jedynie z faktury, która nie dokumentuje faktycznego zdarzenia rodzącego obowiązek podatkowy u jej wystawcy, faktura taka nie daje uprawnienia do odliczenia wykazanego w niej podatku. Dysponowanie w tej sytuacji przez nabywcę fakturą wystawioną przez sprzedawcę jest jedynie formalnym warunkiem skorzystania z tego uprawnienia, który nie stanowi prawa do odliczenia podatku, jeżeli nie towarzyszy mu spełnienie wymogu w postaci wykonania rzeczywistej czynności rodzącej u wystawcy faktury obowiązek podatkowy z tytułu jej realizacji na rzecz nabywcy.
Pamiętajmy, że tylko wtedy gdy podmiot gospodarczy podjął wszelkie działania, jakich można od niego w sposób uzasadniony oczekiwać, w celu upewnienia się, że transakcje, w których uczestniczy, nie wiążą się z przestępstwem czy to w zakresie podatku VAT, czy w innej dziedzinie, może on domniemywać legalność tych transakcji bez ryzyka utraty prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT.
Pamiętajmy również, że zgodnie z orzecznictwem ETS, jeżeli istnieją przesłanki, aby podejrzewać nieprawidłowości lub naruszenie prawa, przezorny przedsiębiorca powinien, zależnie od okoliczności konkretnego przypadku, zasięgnąć informacji na temat podmiotu, u którego zamierza nabyć towary bądź usługi, w celu upewnienia się co do jego wiarygodności.
Pojęcie kontroli biznesowej
Pojęcie kontroli biznesowej jest w podatku od towarów i usług pojęciem nowym. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów kontrolą biznesową jest proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Inaczej rzecz ujmując, nabywca powinien wiedzieć, z kim ma do czynienia. W szczególności czy podmiot wystawiający fakturę w ogóle istnieje, a nie posługuje się tylko określonymi danymi.
Dyrektywa 112 w art. 220 wprowadza również wymóg upewnienia się przez wystawcę faktury, że każda faktura została wystawiona przez niego, nabywcę lub usługobiorcę albo w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią.
W praktyce polscy podatnicy bardzo często są poddawani kontroli biznesowej, zwłaszcza przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Ma to szczególne znaczenie dla podatników z innych krajów UE dokonujących na rzecz polskich podatników wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru (głównie z uwagi na obawę o podważenie przez administrację skarbową innego kraju członkowskiego prawa do zastosowania zwolnienia z opodatkowania).
Zatem to, co zaczyna obowiązywać w polskim prawie podatkowym, w ustawodawstwie niektórych krajów utarło się już dawno. Nie powinno więc nikogo dziwić, że kupując większą liczbę pojazdów samochodowych od przykładowo niemieckiego podatnika, polski podatnik zostanie poproszony o przedstawienie skanów dowodu osobistego (tak to się najczęściej odbywa), wpisu do KRS, potwierdzenie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia o niezaleganiu w płatności podatków czy też potwierdzenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego o rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług lub na potrzeby VAT-UE.
Od 1 stycznia 2013 r. podobny schemat działania powinni przyjąć polscy podatnicy i to w odniesieniu nie tylko do podatników zagranicznych, lecz także do podatników polskich.
Czy ustalenia działań, jakie musi podjąć podatnik, aby udowodnić autentyczność pochodzenia faktury, powinny odbyć się w formie uchwalenia specjalnego aktu wewnętrznego (zarządzenia, regulaminu)? Wydaje się że tak, ponieważ zgodnie z treścią rozporządzenia podatnik określa (a nie może określić) sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, a sposób zapewnienia tej autentyczności, integralności i czytelności może zapewnić mu dowolna kontrola biznesowa. Jaka? O tym oczywiście decyduje sam podatnik.
Integralność treści
Na podatniku ciąży również zadanie sprawdzenia, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Tak zdefiniowano pojęcie integralności faktury.
Wymóg ten oznaczać będzie w praktyce przyjęcie reguł oceny otrzymanej/wystawionej faktury pod względem formalnym, to jest dokonanie oceny, czy faktura zawiera wszystkie przewidziane rozporządzeniem elementy.
W niektórych jednostkach będzie wymagało to wyznaczenia upoważnionej do dokonania takiej oceny osoby. Wydaje się, że pieczęć o przykładowej treści: „faktura wystawiona zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług” potwierdzi dokonanie weryfikacji integralności treści. Bo skoro, jak wskazano powyżej, podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, to musi być gotowy udowodnić sposób realizacji tego wymogu.
Weryfikacji wymagać będą również systemy fakturujące. Muszą one uwzględniać w swojej treści wszystkie elementy przewidziane rozporządzeniem. Pamiętajmy, że przykładowo załączona do faktury specyfikacja towarów uzupełniająca brak ceny jednostkowej towarów bez podatku w samej fakturze stanowi odrębny dokument. Jego wystawienie nie zmienia w niczym tego, że faktura nie spełnia wszystkich określonych przez prawo wymagań, tj. nie zapewnia spełnienia warunku integralności jej treści.
Czytelność faktury
Wymóg czytelności faktury z uwagi na oczywistość warunku nie wymaga głębszego komentarza. Treść faktury musi być czytelna. W razie niespełniania przez fakturę tego warunku konieczne będzie posiadanie duplikatu faktury.
Rola kontroli biznesowej
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zgodnie z treścią rozporządzenia można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Warto pamiętać, że określenie działań, jakich podjęcia w konkretnym przypadku można w sposób uzasadniony oczekiwać od podatnika, który zamierza skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT, w celu upewnienia się, że dokonywane przez niego transakcje nie wiążą się z popełnieniem przestępstwa przez podmiot działający na wcześniejszym etapie obrotu, zależy przede wszystkim od okoliczności rozpatrywanego przypadku.
Te dowolne kontrole biznesowe mają ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Inaczej rzecz ujmując, bez większych problemów należy udowodnić, że wystawiona/otrzymana faktura dokumentuje faktycznie wykonane czynności. Sam fakt wystawienia faktury nie oznacza wystąpienia faktycznej sprzedaży.
Wstępem do ustalenia wiarygodnej ścieżki, o której mówi rozporządzenie, może być zawarcie w treści faktury chociażby numeru zamówienia bądź umowy, na podstawie której wystawiono fakturę. Co do zasady wystawiane faktury powinny zawierać tylko i wyłącznie dane, o których mowa w art. 226 dyrektywy 112, a państwa członkowskie nie mogą wymagać umieszczania na fakturach innych danych niż wskazane w tym przepisie, jednak ta dodatkowa informacja udzieli podatnikowi lub organom podatkowym wiedzy o okoliczności rodzącej obowiązek wystawienia faktury.
Zgodnie z wyjaśnieniami MF przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towaru/usługi.
Oczywiście każde udokumentowanie faktycznego wykonania usługi będzie uzależnione od charakteru sprzedaży (sprzedaż towaru, usług budowlanych, doradczych, reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych i konsultingowych), wskażmy jednak, że pod fakturę nabycia należałoby podłączyć:
- dowody potwierdzające transport towarów,
- dokumenty potwierdzające zapłatę za towar (jeżeli zobowiązanie jest realizowane przez kompensatę, szczególnie należy zadbać o dowody dotyczące wzajemnych rozliczeń finansowych),
- kalkulacje,
- umowy,
- dokumentację potwierdzającą autentyczną tożsamość wystawcy faktury.
Wynika z tego, że dokumenty (dowody) potwierdzające przez podatnika dokonanie kontroli biznesowej oraz podjęcie działań, które pozwolą stwierdzić autentyczność, czytelność i integralność faktury, powinny być zachowane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
tekst:
Podatki.biz