Kasy rejestrujące: Stary „zeszyt korekt” a nowa ewidencja zwrotów
Pytanie: Jesteśmy czynnym podatnikiem VAT zobowiązanym
do prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kasy rejestrującej. Czy prowadzony
do tej pory „zeszyt korekt”, w którym ewidencjonowaliśmy zwroty towarów
powodujące konieczność zmniejszenia sprzedaży, którą wcześniej zarejestrowaliśmy
na kasie, może być również prowadzony po zmianie przepisów dotyczących kas
rejestrujących?
Odpowiedź: Nic nie stoi na przeszkodzie, aby nadal ewidencjonować zmniejszenie podstawy opodatkowania w „zeszycie korekt”, o ile będzie on formalnie odpowiadał wymogom stawianym przez zapisy rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363).
Na wstępie warto zauważyć, że do 1 kwietnia 2013 r. żaden przepis prawa nie regulował sposobu zachowania się podatników w przypadku, gdy wcześniej zarejestrowana na kasie fiskalnej sprzedaż wymagała zmniejszenia (głównie z uwagi na omyłki bądź uznanie reklamacji powodującej z jednej strony zwrot towaru a z drugiej – ze strony sprzedawcy – zwrot gotówki). Co oczywiste, brak regulacji prawnych w tym zakresie nie mógł pozbawiać podatnika możliwości dokonania korekty zaewidencjonowanego obrotu, jeżeli możliwe było wykazanie, że rzeczywisty obrót był inny niż zaewidencjonowany w kasie rejestrującej.
Zresztą organy podatkowe zawsze uznawały, że zakaz zmiany wydruków fiskalnych
(np. raportów okresowych) był jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i
nie mógł zmieniać zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, ponieważ
obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na raporcie
fiskalnym. Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w
pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być
dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.
W takim przypadku organy podatkowe wskazywały na prowadzenie dodatkowej ewidencji, tzw. ewidencji korekt, z której musiała dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie miała określonego wzoru, ale organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazywały, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego. Zatem zakres dodatkowych danych, które powinna zawierać omawiana ewidencja, w bardzo dużej mierze pozostawiono uznaniu podatników.
Od 1 kwietnia 2013 r. ta pozaprawna wskazówka postępowania oraz pozaprawne postępowanie zostały uregulowane w zapisach wspomnianego wcześniej rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. I tak zgodnie z § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują u podatnika zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmować należy w odrębnej ewidencji.
Elementy ewidencji
Ewidencja ta powinna zawierać:
Elementy, które musi zawierać omawiana ewidencja, pozwalają na stwierdzenie, że w porównaniu do podejścia reprezentowanego przez organy skarbowe przed 1 kwietnia 2013 r. nastąpiła dość znaczna formalizacja dokumentowania przyczyn zmniejszenia obrotu w razie zwrotu należności.
W sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej podatnik powinien dokonać niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej (czyli jeszcze jednej) ewidencji:
Odpowiedź: Nic nie stoi na przeszkodzie, aby nadal ewidencjonować zmniejszenie podstawy opodatkowania w „zeszycie korekt”, o ile będzie on formalnie odpowiadał wymogom stawianym przez zapisy rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363).
Na wstępie warto zauważyć, że do 1 kwietnia 2013 r. żaden przepis prawa nie regulował sposobu zachowania się podatników w przypadku, gdy wcześniej zarejestrowana na kasie fiskalnej sprzedaż wymagała zmniejszenia (głównie z uwagi na omyłki bądź uznanie reklamacji powodującej z jednej strony zwrot towaru a z drugiej – ze strony sprzedawcy – zwrot gotówki). Co oczywiste, brak regulacji prawnych w tym zakresie nie mógł pozbawiać podatnika możliwości dokonania korekty zaewidencjonowanego obrotu, jeżeli możliwe było wykazanie, że rzeczywisty obrót był inny niż zaewidencjonowany w kasie rejestrującej.
W takim przypadku organy podatkowe wskazywały na prowadzenie dodatkowej ewidencji, tzw. ewidencji korekt, z której musiała dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie miała określonego wzoru, ale organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazywały, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego. Zatem zakres dodatkowych danych, które powinna zawierać omawiana ewidencja, w bardzo dużej mierze pozostawiono uznaniu podatników.
Od 1 kwietnia 2013 r. ta pozaprawna wskazówka postępowania oraz pozaprawne postępowanie zostały uregulowane w zapisach wspomnianego wcześniej rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. I tak zgodnie z § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują u podatnika zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmować należy w odrębnej ewidencji.
Elementy ewidencji
Ewidencja ta powinna zawierać:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
- termin dokonania zwrotu towaru albo reklamacji towaru lub usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru albo wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru albo reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Elementy, które musi zawierać omawiana ewidencja, pozwalają na stwierdzenie, że w porównaniu do podejścia reprezentowanego przez organy skarbowe przed 1 kwietnia 2013 r. nastąpiła dość znaczna formalizacja dokumentowania przyczyn zmniejszenia obrotu w razie zwrotu należności.
W sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej podatnik powinien dokonać niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej (czyli jeszcze jednej) ewidencji:
- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz przez dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.