Od 1 stycznia 2014 r. nowe regulacje dotyczące fakturowania

1. Faktura - definicja ustawowa
Obecnie przepisy dotyczące VAT nie definiują pojęcia faktury, jak również nie przewidują obowiązku stosowania nazwy "faktura". Od dnia 1 stycznia 2014 r. do art. 2 dodany zostanie pkt 31, w którym sformułowano definicję "faktury". Zgodnie z tym przepisem przez fakturę będzie rozumiało się dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Uwaga
Od 1 stycznia 2014 r. fakturą będzie każdy dokument, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zawierający niezbędne dane przewidziane w ustawie oraz aktach wykonawczych.

2. Podmioty zobowiązane do wystawiania faktur
Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur, fakturę wystawia:
  • zarejestrowany podatnik VAT czynny,
     
  • podatnik, o którym mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
Faktury również mogą wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.
Od 1 stycznia 2014 r. wszelkie regulacje dotyczące zasad fakturowania znajdą się w nowo dodanych przepisach art. 106a-106qustawy o VAT.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik będzie zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy dokonywaną na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
Podatnicy, co do zasady, nie będą mieli obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Mimo to, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, ww. podatnicy będą mieli obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi.
Fakturę taką będzie trzeba wystawić, jeżeli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania do jej wystawienia w ciągu 3 miesięcy od momentu sprzedaży będzie dotyczył także czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, oraz otrzymania całości lub części zapłaty przed ich wykonaniem, z wyjątkiem przypadku gdy zapłata dotyczyć będzie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie będzie wynikał z art. 106b ust. 1. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 (media, najem, usługi ochrony osób itp.).
Wprowadzono także zastrzeżenie, że nie będzie można żądać wystawienia faktury przez rolnika ryczałtowego w odniesieniu do dostawy produktów rolnych i świadczenia usług rolniczych, które są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Rolnicy ryczałtowi są bowiem zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.

3. Wymogi formalne dotyczące wystawianych faktur
Przepis art. 106e zawiera katalog danych, które powinna zawierać faktura. Stanowi on - co do zasady - odzwierciedlenie regulacji obowiązujących w tym zakresie w § 5 rozporządzenia w sprawie faktur.
Wystawiana w 2014 r. faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a);
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b);
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
W uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o VAT czytamy m.in.: "(…) Niewielkim zmianom (doprecyzowującym) uległ przepis o możliwości określenia w fakturze również kwot podatku dotyczących wartości dostarczonych poszczególnych towarów i wyświadczonych usług. Pozostały również szczególne uregulowania dotyczące faktur wystawianych przy transakcjach trójstronnych (wprowadzono jedynie zmiany o charakterze redakcyjnym).
Wskazanie niektórych danych uległo zmianie w związku z nowelizacją innych przepisów, np. daty dokonania czynności opodatkowanej (w związku z nowym terminem powstania obowiązku podatkowego), dostosowano również odpowiednio podstawę zwolnienia czynności z podatku. (…)"
W 2014 r. w dalszym ciągu nie będzie obowiązku umieszczania numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących nabycie paliw. Bez zmian pozostanie również sposób wykazywania i zaokrąglania kwoty podatku (art. 106e ust. 11 ustawy).
Przepis art. 106g ust. 1 ustawy podtrzymuje obecnie obowiązującą zasadę, że fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Warto natomiast zwrócić uwagę na obowiązek umieszczania na fakturze oznaczenia "metoda kasowa". Będzie on bowiem w 2014 roku dotyczył nie tylko przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy (dotyczy to małych podatników rozliczających VAT metodą kasową), ale również czynności, dla których obowiązek podatkowy powstawał będzie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1, tj. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu (art. 106e ust. 1 pkt 16).
Przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych niż określony w przepisie ustawy zawarte są obecnie w projekcie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 września 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, które ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. (pisaliśmy o tym w Poradniku VAT nr 20 z dnia 20 października 2013 r.).
Nadmienić należy, że węższy zakres danych wymaganych na fakturze będzie dotyczył faktur wystawianych przez podatników, dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy. Na dzień oddania niniejszego Poradnika VAT do druku, trwają uzgodnienia międzyresortowe na temat projektu ww. rozporządzenia.

4. Faktury uproszczone oraz wewnętrzne
Tak jak obecnie, od 1 stycznia 2014 r. podatnicy nadal będą mogli wystawiać faktury uproszczone (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). W ust. 6 tego przepisu wskazano, w stosunku do jakich czynności faktur uproszczonych nie można stosować.

Uwaga
W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota określona jest w euro) - podatnicy nadal będą mieli wybór, czy do danej transakcji wystawią zwykłą fakturę, czy też uproszczoną.

Istotna zmiana, jaka będzie miała miejsce w 2014 r. dotyczy faktur wewnętrznych. Obecnie faktury te, na podstawie art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, mogą być wystawiane w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, jak również dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Ustawodawca nie zawarł analogicznej regulacji w obowiązujących od 1 stycznia 2014 r. przepisach dotyczących fakturowania. Oznacza to, że sposób dokumentowania ww. zdarzeń pozostawił całkowicie w sferze decyzji podatnika.

5. Faktury korygujące
Przepisy określające wystawianie faktur korygujących nie ulegną zasadniczym zmianom.
W art. 106j ust. 2 ustawy o VAT wskazującym elementy, jakie powinna zawierać faktura korygująca, zawarto m.in. zapis o obowiązku wskazania przyczyny korekty.
Ponadto, jeśli korekta będzie wpływała na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, faktura korygująca w 2014 r. będzie musiała zawierać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.
Obecnie, przy tego rodzaju błędzie podatnicy mają wybór, czy w fakturze korygującej zamieszczą prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, czy też jedynie różnicę miedzy odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w błędnej wysokości i w wysokości prawidłowej.


Poradnik VAT nr 22 (358) z dnia 20.11.2013