Korekty sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej – zmiany od 1 października br.

Od 1 października br. podatnicy są obowiązani ewidencjonować obrót na kasie rejestrującej według nowych zasad. Kończy się okres przejściowy, kiedy można było stosować również poprzednie zasady. Dotyczy to także ewidencjonowania korekt. Podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencje według zasad wskazanych w nowym rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących.

Kasa fiskalna, a w szczególności jej pamięć, została skonstruowana w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek
ingerencję. W związku z tym korekta transakcji jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli
zapisaniem danych w pamięci fiskalnej kasy. Transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu nie podlega
modyfikacji.
Nie oznacza to jednak, że brak regulacji prawnych w zakresie korekty obrotu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej pozbawia podatnika możliwości korekty popełnionych pomyłek. Należy podkreślić, że sprzedawca ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek skorygowania popełnionych błędów. Przemawia za tym nałożony na niego obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, czyli ewidencji odzwierciedlających rzeczywiste operacje gospodarcze. Pozwala to na prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej. Nowe przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących pierwszych raz wprost określiły, jak prowadzić ewidencję korekt, ale tylko w niektórych przypadkach.

1. Zwrot towarów i uznane reklamacje

Od 1 października br. podatnicy ewidencjonujący obrót na kasie rejestrującej, aby rozliczyć zwroty towarów czy reklamacje, muszą prowadzić odrębną ewidencję, według zasad wskazanych w rozporządzeniu. Przy ewidencjonowaniu zwrotów towarów, które zostały zaewidencjonowane na kasie rejestrującej, należy pamiętać, że:
● nie ewidencjonujemy tych zdarzeń na kasie rejestrującej,
● zwrot ewidencjonujemy tylko w ewidencji zwrotów,
● ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie, tj. elektronicznej lub papierowej.

Prowadzenie tej ewidencji jest warunkiem dokonania korekty.

Jak czytamy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 lipca 2013 r. (sygn. IBPP3/443-484/13/KG):

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami (zwrotami biletów) przysługuje uprawnienie do pomniejszenia obrotu w przypadku braku paragonu, pod warunkiem prowadzenia odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia.

Inaczej niż dotychczas ustawodawca określił, jakie elementy powinna zawierać taka ewidencja.

Ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji
Do ewidencji należy dołączyć (§ 3 rozporządzenia):
● dokument potwierdzający sprzedaż oraz
● protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru albo usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Należy zauważyć, że podatnicy nie będą mieli dowolności. Muszą posiadać dokument potwierdzający sprzedaż i protokół przyjęcia towaru lub uznania reklamacji. Oznacza to obowiązek sporządzania każdorazowo protokołu potwierdzającego zwrot towaru lub uznanie reklamacji. Należy zauważyć, że protokół ten musi mieć podpisy sprzedawcy i nabywcy. Wymóg ten będzie dotyczył również sklepów internetowych.

Po analizie przepisów nasuwa się wątpliwość, czy oryginał paragonu fiskalnego przy zwrocie towarów będzie konieczny. Tak jednak nie będzie. Jak czytamy w wyjaśnieniach MF:
W przypadku zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług w odrębnej ewidencji ujmuje się dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, np. paragon fiskalny czy wydruk z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych itp.). Oznacza to, że posiadanie oryginału paragonu nie będzie konieczne. Będzie dopuszczalny również inny dokument. Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy również w cytowanym już piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. zwrotu towaru.W przypadku dokonania zwrotu towaru podatnik powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego.

Jednocześnie podkreślić należy, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 4 rozporządzenia. Jaki zatem może być dowód dokonania sprzedaży? W poprzednim stanie prawnym (ale wyjaśnienia te są aktualne również obecnie) organy podatkowe uznawały (pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 sierpnia 2011 r.,
sygn. ILPP2/443-799/11-2/EN):

Reasumując stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami (zwrotami lub reklamacjami towarów) przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w przypadku braku paragonu, pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego, powinny zostać uwidocznione w odrębnej specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt.
W ocenie tut. Organu przedstawione przez Wnioskodawcę dokumenty, tj.: wyciąg z terminala i „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego” oraz w przypadku braku jakiegokolwiek innego dokumentu tylko „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”, stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego.

Nadal przepisy nie wskazują, kiedy trzeba skorygować podatek. Nie musimy cofać się do okresu, kiedy została rozliczona pierwotna transakcja. Gdy zwrot nie jest dokumentowany fakturą, o terminie jego rozliczenia w deklaracji powinna decydować data zwrotu towaru. W tym przypadku podatnik nie będzie bowiem wystawiał faktury, więc nie będzie miał również potwierdzenia odbioru. Termin zwrotu zapłaty nie ma znaczenia dla rozliczenia tej transakcji. Dla celów rozliczeń VAT to zwrot towaru (a nie zwrot zapłaty) decyduje o tym, że nie doszło do sprzedaży.

PRZYKŁAD
Spółka sprzedaje towary przez Internet. 10 września sprzedała towar, który został zwrócony 25 października. Obowiązek podatkowy powstał również we wrześniu. Dlatego w deklaracji za wrzesień wykazuje sprzedaż, a następnie w deklaracji za październik dokonuje korekty. Powstaje problem, jak postąpić w sytuacji, gdy towar został sprzedany w jednym miesiącu lub kwartale, a zwrot nastąpił w następnym, ale przed złożeniem deklaracji. Nie wynika to wprost z przepisów, ale można przyjąć, że w takim przypadku sprzedawca nie wykazuje dostawy towarów. Istnieje jednak ryzyko, że organy podatkowe
zakwestionują takie rozliczenie. W praktyce może się również zdarzyć, że sprzedaż zaewidencjonowana na kasie rejestrującej została też udokumentowana fakturą. W takim przypadku nabywca nie będzie dysponował paragonem, ponieważ został on podłączony do kopii faktury. Jeżeli nabywca zdecyduje się na zwrot towaru, sprzedawca powinien wystawić mu fakturę korygująca „in minus”. Sprzedawca będzie w takiej sytuacji obowiązany do zastosowania zasad rozliczania faktur korygujących „in minus”. Oznacza to, że musi posiadać potwierdzenie odbioru tej faktury przez nabywcę. Posiadanie potwierdzenia odbioru korekty faktury uprawnia sprzedawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym:
● nabywca otrzymał fakturę korygującą – jeżeli potwierdzenie odbioru korekty sprzedawca otrzymał przed
terminem złożenia deklaracji podatkowej za ten okres,
● sprzedawca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej – jeżeli potwierdzenie to sprzedawca otrzymał po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą.

PRZYKŁAD
We wrześniu sklep sprzedał telefon za 1000 zł netto + 230 zł VAT. Obrót zaewidencjonował w kasie i rozliczył w deklaracji za wrzesień. Klient zażądał wystawienia faktury VAT. Na początku października klient zwrócił telefon. Sklep wystawił fakturę korygującą, której odbiór klient potwierdził w tym samym dniu. Sklep może obniżyć obrót w deklaracji za październik. W tym przypadku nie dokonujemy zapisów w ewidencji korekt.

2. Ewidencjonowanie zaliczek
Nowe rozporządzenie zawiera regulację określającą zasadę ewidencjonowania zaliczek. Nowy przepis potwierdza dotychczasową praktykę, że zaliczkę ewidencjonujemy w chwili jej otrzymania, czyli powstania obowiązku podatkowego (§ 3 ust. 2 rozporządzenia). Nadal nie ma regulacji, które wskazywałyby, jak postąpić, gdy zaliczka jest wpłacana na konto i sprzedawca dowiaduje się o jej wpłacie np. następnego dnia.

W praktyce mogą się zdarzyć sytuacje, że zaliczka wpłynie na rachunek bankowy:
● danego dnia, a podatnik dowie się o niej dopiero następnego dnia albo po kilku dniach,
● w ostatnim dniu miesiąca, ale podatnik uzyska wiadomość o wpłacie zaliczki dopiero na początku następnego miesiąca. W takich przypadkach pozostaje stosować dotychczasową zasadę, tzn. ewidencjonować zaliczkę w chwili uzyskania informacji o jej wpłacie, a korekty dokonywać na podstawie odrębnej ewidencji. Podatnik powinien więc zarejestrować zaliczkę na bieżąco, gdy uzyska informację o jej wpłacie. Dopuszczalność wystawiania paragonów z opóźnieniem potwierdzają organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (sygn. IPPP2/443-967/09-2/ASZ), które jest aktualne również w obecnym stanie prawnym, czytamy:
(...) uwzględniając (...) fakt, iż o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (zapewne z chwilą otrzymania/wygenerowania wyciągu), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy na początku dnia, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, czyli z chwilą otrzymania wyciągu bankowego, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce np. po godzinach pracy biura handlowego, bądź w związku z (...) innymi zdarzeniami (tj. awarii systemu, różnic w dniach roboczych banku).

Należy podkreślić, że opóźnienie w ewidencjonowaniu wpłat w kasie rejestrującej nie wpływa na moment
powstania obowiązku podatkowego w VAT z tytułu otrzymanych zaliczek. Powstaje on z chwilą otrzymywania tych wpłat (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). A zatem wpłaty otrzymane w danym miesiącu powinny być uwzględnione w deklaracji VAT-7 za ten miesiąc, w którym zostały otrzymane. Przepisy nadal nie wskazują, jak powinna być prowadzona ewidencja korekt, gdy wpłata została zaewidencjonowana po terminie.Zdaniem autora należy stosować dotychczasowe ewidencje korekt. Można stworzyć odrębną ewidencję korekt zaliczek.

Przykład ewidencji korekt zaliczek


Przepisy nie wskazują, jak ewidencjonować zwrot zaliczek. Można posłużyć się ewidencją stworzoną na wzór ewidencji zwrotów towarów. Można posługiwać się jedną ewidencją korekt, w której będziemy ewidencjonowali nieterminowe zaewidencjonowanie zaliczek i ich zwroty oraz inne błędy, nie zapisywanych w ewidencji zwrotów towarów oraz oczywistych pomyłek. Nie będzie błędem dokonywanie zapisów w ewidencji zwrotów towarów, gdyż zaliczka zawsze związana jest z konkretną dostawą.

Ewidencja korekt


3. Pomyłki przy ewidencjonowaniu

Ustawodawca uregulował jeszcze zasady prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek. W tym przypadku, inaczejniż przy zwrotach towarów, należy jeszcze raz zaewidencjonować sprzedaż, ale tym razem w prawidłowej wysokości. Korekty trzeba będzie dokonać z zastosowaniem prowadzonej w tym celu ewidencji pomyłek. Na podstawie tej ewidencji będzie obniżony VAT wynikający z raportu kasowego.

Ewidencja pomyłek 


W tym przypadku został wskazany obowiązek dołączenia nie tyle dokumentu potwierdzającego sprzedaż, ile
oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Niestety, MF potwierdziło to stanowisko. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki podatnik dołącza, do odrębnej ewidencji, oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Oryginał paragonu otrzymuje kupujący. Powstaje zatem pytanie, czy np. zastosowanie błędnej stawki również jest oczywistą omyłką, którą możemy zaewidencjonować w ewidencji korekt, gdy nie mamy paragonu, gdyż została zauważona w późniejszym terminie.
Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która jest bezsporna, niezamierzona, widoczna na
pierwszy rzut oka, bez potrzeby składania precyzyjnych wyjaśnień, wynikająca z niezamierzonej niedokładności. Należy uznać, że będzie to błąd, który zostanie zauważony zaraz po zaewidencjonowaniu, gdy zwróci na niego uwagę klient lub sam sprzedawca. Nie będzie to błąd w stawce VAT. 

PRZYKŁAD
Kasjer zaewidencjonował na kasie sprzedaż za kwotę 22,20 zł brutto zamiast 222 zł. Pomyłka została zauważona tuż po wydaniu klientowi paragonu. Błędny paragon został zatrzymany, a sprzedaż została jeszcze raz zaewidencjonowana. Taki błąd można zaewidencjonować w ewidencji pomyłek. Inne błędy, takie jak pomyłka w stawce, kwocie, które zostały zauważone po wydaniu paragonu, należy ewidencjonować w ewidencji korekt (patrz s. 6–7). Korekta powinna być dokonana w deklaracjach za okresy, w których wystąpiły błędy. W przypadku tych błędów sprzedaży nie należy ewidencjonować drugi raz na kasie.

PRZYKŁAD
Podatnik prowadzący sklep sprzedawał ziele angielskie ze stawką 8% zamiast 5%. Musi więc skorygować
sprzedaż. W tym celu może posłużyć się ewidencją korekt. Korekty powinien dokonać za okresy, w
których była ta sprzedaż.

Posiadanie w takich sytuacjach paragonu nie jest konieczne. Jak czytamy w piśmie Dyrektora IS w Katowicach z 4 stycznia 2012 r. (sygn. IBPP4/443-1480/11/AZ), które jest aktualne również obecnie:
(...) zgromadzenie przez Wnioskodawcę dowodów dokumentujących rzeczywisty przebieg transakcji może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego. Dowodzenie prawidłowości zastosowanej stawki
podatku, będące podstawą dokonania korekty, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać zasadność dokonanej korekty obrotu i kwot podatku należnego.
Reasumując stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami, przysługiwało prawo do sporządzenia deklaracji VAT-7 według danych poprawnych, czyli z zastosowaniem poprawnej stawki podatku od towarów i usług i poprawnej wartości netto sprzedanych produktów, na podstawie prowadzonej przez siebie dokumentacji.

PODSTAWA PRAWNA:
● art. 29 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z
2013 r. poz. 35
● § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. z 2013 r. poz. 363

Źródło: INFORFK Platforma KsięgowychCopyright © 2013 INFOR PL S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone.